Gérer une base de données structurée
des contacts institutionnels & créer des listes

Bien gérer ses contacts représente la base de tout travail relationnel impliquant diverses personnes. La dimension efficace et qualitative apportée à ces relations est d’autant plus importante avec des contacts de type institutionnel, au cœur des affaires publiques.

La création de cette base de contacts s’effectue grâce l’intégration de données issues de fournisseurs de bases de données (exemple : Guide du Pouvoir / Cision, Matoya) et/ou de fichiers propres créés par l’entreprise.
Les mises à jour des données des fournisseurs extérieurs sont effectuées chaque nuit. L’utilisateur est prévenu des changements effectués, afin de les prendre en compte pour les intégrer au mieux dans ses bases, selon ses critères. Cela permet d’avoir des bases cœur de cible toujours à jour.
Cette intégration au cas par cas, visible et au fur et à mesure, des mises à jour permet notamment de gagner en temps de réaction en cas de communication urgente et imprévue, avec une base déjà sûre et garantie, qui n’a pas à être (re)faite dans l’urgence.

Avec ce CRM sur-mesure, Augure permet d’obtenir des fiches contact riches de nombreuses informations, nécessaires à son suivi.
Ainsi, par exemple, on pourra facilement retrouver dans la fiche d’un contact institutionnel sa fonction/son mandat, sa fonction détaillée, l’institution à laquelle il est relié, ses coordonnées, le début de collaboration, etc.

Au-delà des informations assez « classiques », vous pouvez y intégrer des critères et indications qui vous sont nécessaires et utiles, par exemple, des comptes rendus, des biographies, les assistantes parlementaires…. Ainsi, la fiche de chaque contact peut parfaitement être adaptée et enrichie selon des termes propres au client ou reclassées selon des indicateurs personnels pour faciliter des recherches et créations de listes.

Le logiciel est en évolution constante pour être le plus juste possible. Ainsi, l’outil permet aux utilisateurs de créer des contacts ou enrichir les contacts existants de la base (commentaires / ajout de critères de qualification spécifiques / coordonnées privées).

A partir de cette base de contacts parfaitement intégrée et segmentée, l’outil Augure permet aux utilisateurs de réaliser rapidement LA bonne liste, exhaustive, répondant à l’ensemble de leurs critères.

Catégories administratives, territoires de compétence, fonctions, élus non élus, taille de population…en fonction des besoins, il sera nécessaire de croiser différents éléments de choix plus ou moins précis, tels que ceux évoqués ci-après.

Ainsi, les fonctions pour commencer peuvent être très variées, selon le type de contacts que vous aurez à toucher : Maire, secrétaire d’État, administrateur, maire, président, agent comptable, ambassadeur, aide de camp, adjoint au maire, directeur, journaliste, vice-président…

La recherche peut également être filtrée selon le domaine d’intervention de la personne (fonction détaillée), du service, de l’organisme (…) : les transports, l’aide sociale, l’éducation, les sports, la culture, les espaces verts…

De même les types d’institutions pouvant être recensées sont vastes : Conseils régionaux, Conseils départementaux, collectivités territoriales, agences de presse, EPCI, préfectures, ambassades étrangères, mairies, associations, rectorats…
Elles peuvent être affinées également selon des critères complémentaires : par exemple, les Mairies peuvent être subdivisées selon le nombre d’habitants.

Plus les fiches sont enrichies finement, par des critères précis et pertinents, plus les listes générées seront impactantes. Ainsi, bien identifier les centres d’intérêt des élus et l’indiquer dans le logiciel offrira un ciblage croisé encore plus fin pour optimiser ses actions.

Enfin, au-delà des critères-mêmes que vous souhaitez sélectionner, Augure vous laisse libre également dans le mode de sélection selon vos préférences et habitudes. Une recherche par filtres, par coches de cases est disponible, y compris par entonnoir, mais Augure va plus loin. Ayant remarqué l’importance d’une bonne représentation visuelle du territoire géographique des diverses parties prenantes, Augure a développé un outil cartographique incontestablement pratique.

Les critères géographiques sont généralement au cœur d’une recherche, selon la zone de contact et de compétence recherchée. C’est pourquoi Augure a développé un outil particulièrement adapté et apprécié : la démarche par cartographie.

La recherche peut par exemple être faite en fonction de territoires de compétence ou à partir des adresses postales des institutions. Selon les besoins, le filtre peut être plus ou moins étendu et/ou spécifique : régions, départements, circonscriptions, cantons, EPCI …
Il est possible d’y cocher directement des filtres complémentaires réalisés selon une approche sur mesure : tracé des autoroutes, des lignes ferroviaires, visualisation des gares ou des centrales nucléaires…

La recherche peut donc être non seulement effectuée via un moteur de recherche en tapant le nom d’une ville, d’un région, d’un département, mais aussi directement par clics et sélections sur la carte, en zoomant plus ou moins selon l’étendue de la zone géographique concernée…

Il est ainsi facilement possible de sélectionner les contacts à travailler selon une logique de « zone » autour d’un lieu ciblé, plutôt qu’un découpage territorial fixe (département, région…).

L’ensemble des informations est généralement conçu pour être mutualisé pour tous les utilisateurs d’une même entreprise, agence ou organisme public (directions nationales / régionales/ territoriales).

Chaque base de données est partageable et collaborative dès sa construction puis au fil des actualisations. Au sein d’une équipe, il est dommage de doublonner et/ou ignorer certaines précisions sur ses fiches contacts. Il est intéressant de partager facilement auprès de ses collègues des informations recueillies auprès d’élus (et autres contacts institutionnels) pour concevoir et faire vivre une base de contact toujours plus exacte. Ainsi, les nouveautés, modifications, ajouts d’informations complémentaires peuvent être aisément partagés entre collègues ou services.

L’ensemble des membres concernés bénéficie ainsi facilement d’une base toujours bien actualisée, que chacun peut enrichir au fur et à mesure. Cette approche collaborative au sein de l’outil Augure permet de gagner en temps et en qualité de travail, avec une base de contacts saine, à jour et enrichie.

Cette mutualisation de l’information pour tous les utilisateurs (directions nationales / régionales/ territoriales) permet de faire circuler de façon fluide l’information. Cela a l’énorme avantage d’assurer une cohérence globale des prises de position de l’entreprise, organisme public, agence…

Il est cependant possible de distinguer des niveaux de partage, en fonction des droits accordés selon les informations et les personnes. Certains éléments pourront ainsi être limités à une simple autorisation de lecture, tandis que d’autres détiendront un droit de modification… Cette gestion de droits peut également s’effectuer par Direction territoriale, par exemple.