Création et gestion des correspondances

Au-delà des rencontres de visu, il est essentiel de pouvoir diffuser efficacement ses informations auprès de ses contacts institutionnels.
Qu’il s’agisse d’un mail individuel ou d’une diffusion collective, envoyer un contenu de qualité, dans le fond comme dans la forme participe à l’image qualitative de tout expéditeur. Malheureusement, cette tâche peut souvent s’avérer complexe et assez chronophage.

C’est pourquoi Augure a intégré dans son outil un éditeur d’emailing performant et très simple pour créer et diffuser facilement un contenu, sans avoir à se soucier de leur mise en page. Ainsi, l’utilisateur peut vraiment se concentrer sur le fond du message au service de la relation, sans perdre de temps pour sa mise en page.

Augure vous aide à envoyer des messages parfaitement adaptés à chaque personne, notamment au regard de sa fonction. En effet, le logiciel gère toutes les formules de politesse liées au protocole via ses fonctionnalités de publipostage adaptées aux relations institutionnelles.
Cette spécificité du logiciel Augure permet non seulement de gagner beaucoup de temps en évitant d’avoir à rechercher le protocole lié à chaque contact, mais est également très rassurant, leur épargnant ainsi des erreurs rédhibitoires dans la relation avec des personnalités publiques.

Lorsqu’il est envoyé par mail, la qualité du message est d’autant plus importante que le nombre de mails reçu par chaque contact est conséquent…Ainsi, pour s’assurer d’être correctement reçu et lu, il est préférable d’envoyer un message de qualité, tant dans son contenu que dans sa présentation.
En effet, tout contact sera naturellement plus attiré par une mise en page agréable et surtout, qui valorise rapidement et efficacement le message transmis.

Notre outil de mise en page est simple, efficace et intuitif. Il est facile à utiliser, grâce à un système de « drag & drop » et de simples copier-coller de word pour le texte par exemple, l’intégration facile d’images et de fichiers joints…
Afin de reprendre une mise en page récurrente, un gabarit pré-établi, l’outil Augure fonctionne sur des systèmes de templates. Ainsi, la mise en page se fait très vite, à partir d’éléments graphiques et textuels repris d’une communication à une autre. De plus, même si plusieurs personnes se chargent de la mise en page, ce mode de fonctionnement permet d’assurer une unité visuelle.

Grâce à notre logiciel, des mentions obligatoires, telles que les messages RGPD peuvent aussi être intégrés automatiquement. Cette insertion automatique est pratique et rassurante pour l’expéditeur qui n’a pas à penser à les intégrer manuellement à chaque envoi.

Afin de favoriser une bonne lecture, sur tous types de matériel (ordinateur, tablette, téléphone), Augure formate généralement les envois en Responsive Design assurant ainsi une visualisation agréable, quel que soit le terminal utilisé.

Par ailleurs, Augure porte une grande importance à la bonne délivrabilité du mail, à savoir sa capacité à atteindre la boite de réception du contact ciblé. En effet, au-delà de l’exactitude des adresses, il existe un ensemble de critères au sein du système de messagerie et/ou du service informatique de son destinataire pouvant faire obstacle à la bonne délivrabilité du mail. Le mail diffusé risque alors fort de terminer dans les spams de votre destinataire, voire pire, d’être considéré « dangereux » et/ou supprimé.
C’est pourquoi, grâce à ces procédures de déclaration BOUNCE DKIM DMARC, et son système de contenus en ligne, Augure s’assure de respecter l’ensemble des critères de rejet afin de permettre à votre message de respecter les filtres et ainsi d’atteindre sans encombre vos destinataires.

Enfin, Augure fournit dans son outil des statistiques précises relatives à chaque envoi. On y retrouve un tracking d’ouvertures, de rebonds (« bounces »), des clics, des téléchargements… Cet outil de tracking intégré en temps réel peut notamment être utile afin d’adapter au fur et à mesure des renvois ou relances.

Augure vous permet d’organiser et suivre l’ensemble d’un évènement, de A à Z, quel qu’il soit : soirée, inauguration, visite officielle, etc.
Cet outil regroupe notamment la gestion de sa liste d’invités, le traitement des réponses, la création d’accréditations, le suivi budgétaire, le check-in en temps réel des personnes présentes, son analyse…

Après avoir créé sa liste de diffusion, à partir de sa base de contacts, Augure aide à générer des invitations qualitatives, en les concevant directement à partir du logiciel ou en y intégrant une création visuelle réalisée par un graphiste.
En cas d’événement récurrent, avec un code graphique volontairement conservé, il est possible de créer un gabarit pré-établi. Grâce aux templates générés dans Augure, les prochaines invitations pourront être très rapidement réalisées, en ayant juste à actualiser les informations qui ont changé (date, programme, lieu…). Notre outil permet notamment de personnaliser simplement l’invitation afin d’avoir un rendu plus personnifié lors de l’envoi (ex : intégration du prénom de la personne).
Au sein de cette invitation, diverses options et mentions peuvent y être intégrées, y compris l’incorporation d’un formulaire de réponse. Celui-ci facilite grandement le suivi des réponses ainsi que la récolte de précisions nécessaires comme : Avez-vous besoin d’une place de parking ? Souhaitez-vous rester au cocktail ? Devons-nous prévoir un transfert ? Avez-vous des préférences pour votre couchage ? Avez-vous des mises en garde alimentaires ? Combien de personnes vous accompagneront ? …

Augure permet de suivre non seulement la bonne diffusion de chaque invitation, la réaction de l’invité puis d’organiser les réponses, avec un suivi instantané en temps réel. Cette visibilité au fur et à mesure permet notamment de relancer les participants n’ayant pas encore répondu si besoin.
A partir des informations recueillies lors des réponses, Augure rend possible l’édition des badges et accréditations. Grâce à l’intégration d’un QR code, cela permet d’organiser non seulement l’accueil le Jour J de l’événement mais également un meilleur suivi dans la relation : mail de remerciements aux présents, envoi de photos…

Augure facilite également l’organisation collaborative d’un évènement ainsi que son suivi budgétaire. Augure intervient concrètement en permettant à chaque intervenant de mettre à jour et visualiser les avancées dans les étapes successives de l’évènement, via un suivi des taches de sa propre partie mais également par une visibilité plus globale.

Augure offre ainsi une gestion plus fluide et rassurante dans la préparation et dans le suivi, étape par étape, par des outils collaboratifs simples et efficaces. Augure aide à une meilleure coordination des personnes en interne ainsi que des prestataires impliqués, parfois très nombreux : lieu, traiteur, animation, musique, hôtes/hôtesses, lumière, décoration, transport, production audiovisuelle, voyagiste, hébergement, design, sécurité, mobilier, technique, etc.

La partie budgétaire est aussi un point complexe mais primordial dans tout événement. Augure aide à suivre en temps réel les avancées du budget, tant dans les montants à respecter, sans se laisser déborder par des dépenses imprévues, que dans les modalités de paiement à honorer dans les temps.
Avoir un tel logiciel permet de mieux organiser les dépenses, et surtout d’éviter de mauvaises surprises financières, préjudiciables à l’événement et à son organisateur.

Enfin, Augure intègre une solution de reporting efficace au sein de son logiciel pour analyser son événement, son ROI ainsi que ses points d’amélioration. Ce bilan est généré à partir d’indicateurs spécifiques, qui seront décidés selon les objectifs et points d’attention de chaque client.

La règlementation RGPD est une problématique au cœur de toute société qui travaille au quotidien avec des centaines voire des milliers de contacts et de coordonnées associées !
Il est bien souvent complexe de savoir si l’on est suffisamment en accord avec les exigences RGPD et si non, comment y remédier pour entrer en conformité. Cela peut être une véritable source d’inquiétude.

Grâce à son module RGPD dédié, Augure permet à ses clients de se mettre en conformité avec la loi en toute tranquillité. Droits de retrait, de modification et d’accès aux données, message d’informations préalables ou demande de consentement explicite, tout a été pensé pour faciliter un maximum le travail des utilisateurs.

Par ailleurs, Augure porte une attention toute particulière à la sécurité en générale, avec une attention soutenue des données stockées.

Les échanges d’informations sensibles notamment, omniprésentes dans les affaires publiques, n’ont pas à craindre de problèmes dans le domaine IT avec Augure.