Organiser, suivre et optimiser
la relation avec les élus

Augure permet d’organiser simplement et efficacement les rendez-vous, de la création de la rencontre à son compte-rendu et son suivi (actions à mener suite au rendez-vous).

Notre logiciel offre un suivi permanent et complet de tous vos échanges avec chaque contact institutionnel. Il retrace tout l’historique de la relation nouée entre l’entreprise et l’élu : les correspondances passées (dates, sujet…), les derniers RDV, par quel(s) collaborateur(s), quels sujets abordés, les prochains RDV…
Cet aperçu historique peut être très pratique afin d’observer si les contacts clés ont bien été adressés, si certaines rencontres sont encore en attentes ou à programmer, etc. Comme toujours, chaque aperçu de rencontre peut être approfondi en cliquant sur la fiche du rendez-vous afin d’accéder à l’ensemble des informations relatives à chaque entrevue.

Un système de notifications au sein du logiciel peut aussi, par exemple, alerter un utilisateur lorsqu’un nouvel élément relationnel est ajouté pour un de « ses » élus suivis (un nouveau rendez-vous à venir, un nouveau courrier reçu…) ou lorsqu’une alerte doit être remontée.

Augure regroupe ainsi tous les éléments constitutifs de la relation au sein d’un même logiciel, qu’il s’agisse d’un rendez-vous individuel, d’un évènement, d’une correspondance (mail ou courrier…).

Par conséquent, avoir l’ensemble de ces informations regroupées et optimisées en un seul et même endroit vous permet d’avoir une meilleure visibilité des actions en cours, en attente et celles à venir, pour un élu spécifique ou de façon plus transversale par sujet ou types de contacts par exemple.

Avant chaque public institutionnel rencontré, il est indispensable de bien préparer sa rencontre, via le recueil de plusieurs types d’information. Augure vous simplifie cette préparation grâce à l’automatisation et le regroupement de tous les renseignements utiles en un seul endroit, de façon claire.

Il faut tout d’abord avoir à disposition sa biographie et toutes les informations nécessaires liées à sa personne / fonction.
Augure vous permet d’avoir à disposition la biographie de chaque élu (si cette information est transmise par le prestataire de base de données ou par les utilisateurs), ses coordonnées, ses fonctions, son parcours, mais également les formules de politesse associées, le protocole… S’y ajoutent également tout autre critère spécifique ayant pu être renseigné par les utilisateurs (contact incontournable, proche du président…).

D’autre part, la fiche intègrera l’historique de la relation tissée entre son entreprise et l’élu (ou non élu) : les correspondances, derniers RDV (et sujets abordés), par quel(s) collaborateur(s) / quels départements, les prochains RDV…

Enfin, au-delà des informations propres à l’élu, chaque fiche de rendez-vous recense les renseignements « pratiques » de la rencontre : la date, les participants, son format, son lieu, la personne qui l’a pris, qui en était à l’initiative, les coordonnées, son objet/thème principal…

Grâce à la création d’une fiche par rendez-vous, il est ainsi facile de rechercher une rencontre spécifique, mais également d’exporter simplement la fiche. L’export de cette fiche fournit ainsi en un clic toutes les informations recensées au préalable nécessaires au bon déroulement de l’entretien mis en place.

Cela facilite également les imprévus et modifications d’agendas. Il est par exemple possible de réassigner aisément un rendez-vous en cas d’impossibilité de participation de la personne prévue à l’origine, transférant ainsi naturellement l’ensemble des informations préparées en amont de la rencontre au sein de la fiche.

La restitution du rendez-vous a un rôle essentiel dans la gestion des relations institutionnelles.

La restitution effectuée en fin de rendez-vous permet donc d’effectuer un récapitulatif de celui-ci avec compte-rendu des sujets évoqués, la tonalité de la rencontre, l’évolution de la relation/connaissance avant vs. après le rendez-vous, le coût associé… L’ajout de pièce jointes et/ou comptes rendus associés se fait très simplement dans le logiciel.

Selon le niveau de confidentialité et donc de partage souhaité, il est possible de rendre des documents confidentiels ou accessibles à certains utilisateurs seulement.

Les thèmes abordés pourront être choisis au sein de thématiques prédéfinies, mais également formulées via des systèmes de sous-catégories, mots-clés, champs-libres… Le fait de les intégrer dans un classement spécifique (à minima dans le cadre de sujets principaux) est bien souvent conseillé, cela facilitant grandement leur analyse et lisibilité transversale par sujet lorsque cela est nécessaire.

Cette étape permet également de mettre efficacement en exergue les points sensibles à souligner, voire à remonter urgemment à sa Direction si besoin, et plus généralement à mentionner toutes précisions utiles.

Au-delà de la restitution-même du rendez-vous, le logiciel Augure facilite également l’association d’autres actions à intégrer, selon les suites à donner à cette rencontre : envoyer des documents, fixer un rendez-vous complémentaire, alerter un organisme/une institution, etc.

Le logiciel Augure permet également de remplir des champs liés à la déclaration pour la HATVP. Cela simplifie grandement cette obligation précise et incontournable, facilitant l’identification des activités devant être déclarées à la HATVP. Cette fonctionnalité astucieuse limite ainsi les risques d’oublis ou d’erreurs dans ce domaine.

Comme toujours avec le logiciel Augure, les critères de restitution et analyse des rendez-vous sont créés sur-mesure selon les besoins et spécificités du client. Ces indicateurs servent aussi à plus long terme à analyser l’évolution des relations de votre société avec vos parties prenantes.