Un outil intégré pour la création et la diffusion
de communiqués de presse et de newsletters

Créer et diffuser des communiqués, des dossiers de presse ou encore des newsletters est essentiel en relations presse. Les informations doivent être bien lisibles, mises en valeur et reçues par les journalistes concernés.

Cette tâche est importante mais peut souvent s’avérer assez chronophage. C’est pourquoi la solution Augure permet une création et une diffusion de chaque communication facile, rapide, mais également un suivi de diffusion efficace.

La création et la diffusion d’un contenu de relation presse est au cœur du métier de RP. En fonction du type et de la temporalité du message, divers supports seront privilégiés tels que : communiqué de presse, dossier de presse, flash presse, newsletter…

Une bonne présentation du message à faire passer est essentielle, tant dans sa rédaction que dans sa forme. Même si, selon les communications, un support papier est parfois réalisé, la majorité des communications se transmettent tout de même par mail aujourd’hui.

Cependant, les échanges par mails sont particulièrement nombreux et les journalistes sont sur-sollicités, recevant de si nombreux mails qu’il est absolument nécessaire de pouvoir envoyer un mail lisible et attirant.
En effet, le journaliste sera naturellement plus attiré par une mise en page agréable et surtout, qui valorise rapidement et efficacement le message transmis. Si le journaliste doit faire un effort spécifique pour lire un mail « brouillon », peu clair, il ne le fera généralement pas.

Plusieurs solutions informatiques, intégrées ou non aux bases de données, permettent de créer une mise en page lors de la diffusion d’un communiqué de presse mais elles présentent souvent des lacunes. Par exemple, la réalisation d’une mise en page semble initialement correcte lors de l’aperçu mais celle-ci se modifie et devient illisible dès sa phase de test.

Notre outil de mise en page est simple, efficace et intuitif.
Quel que soit le contenu (communiqué de presse, newsletter, invitation…), il est facile à utiliser, grâce à un système de « drag & drop » et de simples copier-coller de word pour le texte par exemple, l’intégration facile d’images, de vidéos et de fichiers joints… La mise en page sera adaptée afin de respecter le type de document (newsletter ou autre) et assurer sa bonne lisibilité.

Afin de reprendre une mise en page récurrente, un gabarit pré-établi, l’outil Augure fonctionne sur des systèmes de templates. Ainsi, la mise en page se fait très vite, à partir d’éléments graphiques et textuels repris d’une communication à une autre.

Cela assure une mise en page propre, garantie, avec un rendu professionnel sans graphiste, sans pour autant y passer du temps.
De plus, même si plusieurs personnes se chargent de la mise en page (plusieurs collègues au sein d’une agence pour un client), ce mode de fonctionnement permet d’assurer une unité visuelle.

Enfin, si vous travaillez avec des graphistes qui vous concoctent des HTML ou MHT prêts à l’envoi, Augure permet d’initialiser vos emails à partir de ces fichiers en un clic.

De plus, grâce à notre logiciel, des mentions obligatoires, telles que les messages RGPD peuvent aussi être intégrés automatiquement. Cette insertion automatique est pratique et rassurante pour l’expéditeur qui n’a pas à penser à les intégrer manuellement à chaque envoi.

Ainsi, la création en ligne des communiqués de presse et newsletters par l’outil d’Augure est très simple et rapide, libérant ainsi du temps à l’attaché de presse, tout en assurant un résultat qualitatif apprécié par les journalistes.

Aujourd’hui, les mails sont lus sur divers terminaux. Un journaliste navigue régulièrement entre divers outils numériques de travail : ordinateur, tablette et smartphone. Les appareils mobiles, notamment, sont de plus en plus utilisés, non seulement dans leur journée de travail habituelle, mais encore plus lors de leurs déplacements.

C’est pourquoi l’outil d’Augure formate automatiquement les envois de communiqués de presse/ newsletters/ invitations en Responsive Design pour améliorer sa visualisation, quel que soit son terminal de lecture.

De plus, nos codes HTML sont propres et conformes, afin de ne pas être rejetés par les messageries.

Augure, grâce à son outil intégré de mise en page avancé, garantit ainsi à tout attaché de presse ou société un envoi de qualité aux journalistes, avec une mise en page esthétique et claire, quelles que soient ses conditions de lecture. Cela permet aussi de favoriser la lecture du message par le journaliste, évitant tout risque de mise en page illisible ou incompatible. Plus globalement, cela contribue à véhiculer une image qualitative de l’agence ou de l’annonceur qui l’expédie.

Augure apporte une grande importance à la bonne délivrabilité du mail, à savoir sa capacité à atteindre la boite de réception du contact ciblé.

Au-delà de l’exactitude des adresses mails, une erreur pouvant amener à un retour de mail, il est essentiel de ne pas voir son message « filtré ». En effet, il existe un ensemble de critères au sein du système de messagerie et/ou du service informatique de son destinataire qui pourront faire obstacle à la bonne délivrabilité du mail.

Une raison bien connue de refus de mail réside par exemple dans le poids d’un mail, atteignant un poids supérieur à la limite acceptée en raison d’une pièce jointe trop volumineuse.
Mais il existe de nombreux autres critères de blocage ou suppression d’un mail, plus ou moins notoires et évidents à prévenir. Sont concernés par exemple l’adresse IP d’expéditeur, certains éléments visuels, des spamwords, la propreté et conformité du code HTML, les systèmes d’authentification électronique, etc.

Le mail diffusé risque alors fort de terminer dans les spams de votre destinataire, voire pire, d’être considéré « dangereux » et/ou supprimé.

C’est pourquoi, grâce à ces procédures de déclaration BOUNCE DKIM DMARC, et son système de contenus en ligne, Augure s’assure de respecter l’ensemble des critères de rejet afin de permettre à votre message de respecter les filtres et ainsi d’atteindre sans encombre vos destinataires.

Des statistiques précises relatives à chaque envoi de communications sont disponibles dans notre outil. On y retrouve un tracking d’ouvertures, de rebonds (« bounces »), des clics, des téléchargements…

Cet outil de tracking intégré en temps réel est particulièrement pertinent afin d’adapter au fur et à mesure les renvois ou relances. Il peut par exemple être utile pour relancer un journaliste clé qui ne semble pas avoir vu le mail (car pas ouvert) alors qu’on le sait intéressé par le sujet. Il peut alors être pertinent de l’appeler pour en discuter avec lui, tout en lui proposant une valeur ajoutée au mail lors de l’appel, bien sûr.
D’autre part, cette visibilité en temps réel des actions effectuées lors d’un envoi (ouverture, clic, etc.) peut aussi aider à déterminer qui contacter prioritairement. En effet, en observant certains journalistes qui apparaissent réceptifs au sujet, cherchant à en savoir plus, il peut être pertinent de les joindre afin de leur proposer davantage d’informations et/ou éléments complémentaires.

Enfin, si un envoi semble ne pas avoir été bien accueilli (anormalement peu d’ouvertures), ou reçoit de nombreux messages d’absence, ce qui peut arriver par exemple lors de certaines périodes (congés d’été, noël…), il est possible de renvoyer facilement le mail aux personnes ne l’ayant pas ouvert, par exemple. Ainsi, les journalistes absents lors de la diffusion pourront plus facilement le voir, sorti de la masse des mails non lus, sans pour autant spammer ceux qui l’auraient déjà lu.

Cette solution de tracking intégrée permet également de fournir des informations précises, en temps réel à son client et/ou son supérieur. Selon les attentes et interrogations, cette demande peut être plutôt globale, pour avoir de premiers indicateurs quant à l’accueil initial reçu par une campagne de communication récemment diffusée. Cette requête peut également être plus spécifique, en se concentrant sur certains journalistes ou médias en particulier, afin de savoir s’il en a à priori déjà pris connaissance ou pas encore.

Ainsi, grâce à notre solution de diffusion qui optimise la délivrabilité des communications, vous vous assurez de toucher un nombre important de contacts, sans être évincé par les nombreux filtres des emails. De plus, l’outil de tracking en temps réel vous offre une meilleure visibilité sur l’accueil initial reçu par une communication et vous permet d’ajuster au fur et à mesure les relances selon les ouvertures et actions.