Convier les bons journalistes avec une invitation réussie
Après avoir déterminé les journalistes qu’on souhaite toucher et accueillir à l’évènement, il est très facile de créer sa liste de diffusion, à partir de sa base de contacts et/ou en importants d’autres.
Il est judicieux de concevoir des invitations qui se remarquent et font envie, afin de motiver les journalistes, fortement sollicités, à participer à votre événement presse (au-delà de l’intérêt de la rencontre et des possibilités des journalistes, qui restent bien entendu au cœur de la réussite de tout évènement…).
C’est pourquoi l’outil d’Augure aide à générer des invitations qualitatives, en les concevant directement à partir du logiciel ou en y intégrant une création visuelle réalisée par un graphiste.
En cas d’événement récurrent, avec un code graphique volontairement conservé, il est possible de créer un gabarit pré-établi. Grâce aux templates générés dans Augure, les prochaines invitations pourront ainsi être très rapidement réalisées, en ayant juste à actualiser les informations qui ont changé (date, programme, lieu…).
Notre outil de création d’invitation est simple, efficace et intuitif. Il assure une mise en page propre et harmonieuse, offrant un rendu professionnel, même sans graphiste.
La mise en page pourra facilement être adaptée afin de respecter le type de document (invitation avec plus ou moins de visuels, voire uniquement graphique) et assurer sa bonne lisibilité.
A partir de notre outil, vous pourrez également, si vous le souhaitez, personnaliser l’invitation afin d’avoir un rendu plus personnifié lors de son envoi.
Augure permet ensuite d’envoyer l’invitation facilement, assurant la bonne diffusion de chaque invitation. Afin de suivre la bonne diffusion de chaque invitation, puis la réaction de l’invité, Augure offre un traking efficace et en temps réel, montrant les ouvertures et actions des mails. Cette visibilité en temps réel permet notamment de relancer les participants n’ayant pas encore répondu.
Gérer les réponses, les accréditations et l’accueil des invités
Au sein de cette invitation, diverses options et mentions peuvent être intégrées, généralement liées au formulaire de réponse.
En cas de réponse négative, il peut être pertinent de savoir si le journaliste souhaite en revanche recevoir le dossier de presse, interviewer un des intervenants de l’évènement à un autre moment, etc.
Si le journaliste confirme sa venue, des demandes complémentaires à renseigner en amont pourront être pratiques à connaitre, à adapter selon votre évènement, par exemple : souhaitez-vous une interview complémentaire / participer à un junket ? Avez-vous besoin de matériel spécifique ? Prévoyez-vous de rester au cocktail ? Souhaitez-vous une réservation à un essai sur place ? A quelle table ronde prévoyez-vous d’assister ? Avez-vous besoin d’une place de parking ? …
A partir des informations recueillies lors des réponses, Augure rend possible l’édition des badges et accréditations.
Grâce à l’intégration d’un QR code, cela permet d’optimiser non seulement l’accueil le Jour J de l’événement mais également de contribuer à un meilleur suivi dans la relation : mail de remerciements aux présents, envoi de photos, de vidéos…
Simplifier la coordination, le budget et l’analyse de son événement
Augure facilite également l’organisation collaborative d’un évènement ainsi que son suivi budgétaire. Augure intervient concrètement en permettant à chaque intervenant de mettre à jour et visualiser les avancées dans les étapes successives de l’évènement, via un suivi des tâches de sa propre partie mais également par une visibilité plus globale.
Augure offre ainsi une gestion plus fluide et rassurante en préparation et suivi, étape par étape, par des outils collaboratifs simples et efficaces. Augure aide à travailler avec une meilleure coordination des personnes en interne ainsi que des prestataires impliqués, parfois très nombreux : lieu, traiteur, animation, musique, hôtes/hôtesses, lumière, décoration, transport, production audiovisuelle, voyagiste, hébergement, etc.
La partie budgétaire est aussi un point complexe mais primordial dans tout événement. Augure aide à suivre en temps réel les avancées du budget, tant dans les montants à respecter, sans se laisser déborder par des dépenses imprévues, que dans les modalités de paiement à honorer dans les temps.
Avoir un tel logiciel permet de mieux organiser les dépenses, et surtout d’éviter de mauvaises surprises financières, préjudiciables à l’événement et à son organisateur.
Enfin, Augure intègre une solution de reporting efficace au sein de son logiciel pour analyser son événement, son ROI ainsi que ses points d’amélioration. Ce bilan est généré à partir d’indicateurs spécifiques, qui seront décidés selon les objectifs et points d’attention de chaque client.