Organisation, Überwachung und Optimierung
der Beziehung zu gewählten Amtsträgern

Augure ermöglicht es, die Termine einfach und effektiv zu organisieren, von der Schaffung des Treffens bis zu seiner Nachbesprechung und seiner Begleitung.

Unsere Software bietet eine ständige und umfassende Überwachung des gesamten Austausches mit jedem institutionellen Kontakt. Er schildert die gesamte Geschichte der Beziehung zwischen dem Unternehmen und dem Gewählten: die vergangenen Korrespondenzen (Daten, Themen…), die letzten Treffen, von welchen Mitarbeitern, welche Themen, die nächsten Treffen…
Dieser historische Überblick kann sehr praktisch sein, um zu beobachten, ob die wichtigsten Kontakte tatsächlich adressiert wurden, in welchem Stadium die Begegnungen liegen, ob einige noch in Erwartung sind usw. Wie immer kann jede Vorschau des Treffens vertieft werden, indem Sie auf das Rendezvous-Formular klicken, um alle Informationen zu jedem Interview zu erhalten.

Ein Benachrichtigungssystem innerhalb der Software kann zum Beispiel auch einen Benutzer warnen, wenn ein neues Beziehungselement für einen seiner „gewählten Vertreter“ hinzugefügt wird (ein neuer Termin, ein neuer Brief erhalten…)

Augure fasst somit alle Bestandteile der Beziehung in ein und derselben Software zusammen, egal ob es sich um einen individuellen Termin, ein Ereignis, eine Korrespondenz (E-Mail oder Post…) handelt.

Mit all diesen Informationen, die an einem Ort zusammengefasst und optimiert werden, können Sie daher eine bessere Sichtbarkeit der laufenden, anhängigen und zukünftigen Aktionen für einen bestimmten Abgeordneten oder in einer bereichsübergreifenden Weise nach Themen oder Arten von Kontakten haben.

Vor jedem institutionellen Publikum ist es unerlässlich, seine Begegnung durch die Sammlung verschiedener Arten von Informationen gut vorzubereiten. Augure vereinfacht diese Vorbereitung durch Automatisierung und Bündelung aller nützlichen Informationen an einem Ort, auf eine klare Art und Weise.

Zunächst muss man seine Biografie und alle notwendigen Informationen im Zusammenhang mit seiner Person / Funktion zur Verfügung haben.
Augure ermöglicht es Ihnen, die Biographie jedes Gewählten zur Verfügung zu haben (wenn diese Informationen vom Datenbankanbieter oder von den Benutzern übermittelt werden), seine Kontaktdaten, seine Funktionen, seinen Weg, aber auch die damit verbundenen Höflichkeitsformeln, das Protokoll… Hinzu kommen alle anderen spezifischen Kriterien, die von meinem Unternehmen genannt werden konnten (unumgänglicher Kontakt, der dem Präsidenten nahe steht…)

Andererseits wird die Karte die Geschichte der Beziehung zwischen seinem Unternehmen und dem gewählten (oder nicht gewählten) Unternehmen einfließen lassen: die Korrespondenz, die letzten Treffen (und Themen), von welchen Mitarbeitern / Abteilungen, die nächsten Treffen…

Schließlich werden in jedem Sitzungsbogen neben den eigenen Informationen des Gewählten die „praktischen“ Informationen des Treffens aufgeführt: Datum, Teilnehmer, Format, Ort, die Person, die sie ergriffen hat, die die Initiative ergriffen hat, die Kontaktdaten, ihr Hauptthema…

Durch die Erstellung eines Formulars pro Termin ist es einfach, eine bestimmte Begegnung zu suchen, aber auch einfach das Datenblatt zu exportieren. Der Export dieses Datenblatts liefert somit mit einem Klick alle zuvor ermittelten Informationen, die für den reibungslosen Ablauf der durchgeführten Wartung erforderlich sind.

Dies erleichtert auch unvorhergesehene Ereignisse und Terminänderungen. So ist es beispielsweise möglich, einen Termin problemlos neu zu vereinbaren, wenn die ursprünglich vorgesehene Person nicht teilnehmen kann, und so natürlich alle im Vorfeld des Treffens vorbereiteten Informationen auf die Karteikarte übertragen.

Die Rückgabe des Treffens spielt eine wesentliche Rolle bei der Verwaltung der institutionellen Beziehungen. Es ist in der Regel sinnvoll, der Person, die für diese Erstattung zuständig sein wird, den Vorschuss zu bestimmen (und ihn im entsprechenden Merkblatt zu notieren).

Die Verschiebung am Ende des Treffens ermöglicht es daher, eine Zusammenfassung des Termins mit Bericht über die angesprochenen Themen, den Ton des Treffens, die Entwicklung der Beziehung / des Wissens vor vs. zu erstellen. Nach dem Termin, die damit verbundenen Kosten… Das Hinzufügen von Anhängen und/oder zugehörigen Protokollen erfolgt ganz einfach in der Software.

Je nach dem gewünschten Geheimhaltungsgrad und damit dem gewünschten Austausch ist es möglich, Dokumente nur für bestimmte Nutzer vertraulich zu machen oder zugänglich zu machen.

Die behandelten Themen können unter bestimmten Themen ausgewählt werden, aber auch über Unterkategorien, Schlüsselwörter, freie Felder usw. formuliert werden. Die Integration in eine spezifische Rangfolge (minimal im Rahmen der Hauptthemen) ist oft ratsam, was ihre querschnittsübergreifende Analyse und Lesbarkeit bei Bedarf erheblich erleichtert.

Dieser Schritt ermöglicht es auch, die sensiblen Punkte, die bei Bedarf dringend hervorgehoben oder sogar dringend hervorgehoben werden müssen, und ganz allgemein alle nützlichen Präzisierungen hervorzuheben.

Neben der Rückgabe des Termins selbst erleichtert die Software Augure auch die Kombination weiterer Aktionen, die integriert werden müssen, je nach den Folgemaßnahmen zu diesem Treffen: Dokumente versenden, einen zusätzlichen Termin vereinbaren, eine Organisation/ eine Institution benachrichtigen usw.

Die Software Augure ermöglicht auch das Ausfüllen von Deklarationsfeldern für die HATVP. Dies vereinfacht diese klare und unumgängliche Verpflichtung erheblich und erleichtert die Identifizierung der Tätigkeiten, die der HATVP gemeldet werden müssen. Diese clevere Funktionalität schränkt somit das Risiko von Vergessenheit oder Fehlern in diesem Bereich ein.

Wie immer bei der Augure-Software werden die Kriterien für die Rückgabe und Analyse von Terminen nach den Bedürfnissen und Besonderheiten des Kunden maßgeschneidert. Diese Verschiebung dient auch längerfristig dazu, die Entwicklung einer Beziehung im Laufe der aufeinander folgenden Termine zu analysieren.