L’outil d’Augure permet d’organiser et suivre l’ensemble d’un évènement presse, de A à Z, quel que soit sa typologie (conférence, salon, voyage, chantier, vernissage, congrès, évènement sportif, festival, exposition…).
Il regroupe notamment la gestion de sa liste d’invités, l’envoi des invitations (y compris avec création d’un formulaire de réponses), le traitement des réponses, les accréditations, les badges (avec QR Code), le suivi budgétaire, un check-in des personnes présentes, son analyse…
Chaque événement créé et géré depuis la plateforme peut ainsi être suivi, intégrant une approche collaborative, et optimisé de bout en bout dans le logiciel, puis analysé via Augure.
Etablir une liste d’invités ciblée
Après avoir déterminé la nature de votre événement selon ses objectifs et ses cibles, il sera important de bien identifier le public (profil, intérêt) à qui vous souhaitez vous adresser, pour le toucher efficacement : professionnels, jeunes adultes, personnes âgées, familles, artistes, sportifs, gamers…
Augure permet alors de créer ou importer facilement sa liste de contacts, en fonction de personnes précises et/ou selon des critères retenus, grâce à toutes ses fonctionnalités CRM.
L’approche « collaborative » d’un événement a également été prise en compte par Augure, un évènement regroupant généralement plusieurs sources d’invités (ceux conviés par la direction, l’équipe commerciale…). Son logiciel facilite l’intégration de tous les contacts, tout en les dédoublonnant.
Créer et envoyer des invitations qualitatives
La qualité et l’attractivité d’une invitation vont généralement contribuer à part entière au succès de l’évènement. C’est pourquoi Augure permet de créer des invitations qualitatives, directement au sein de son logiciel, esthétiques et qui se démarquent.
Vous pouvez aussi y adjoindre un formulaire de réponse à l’invitation incluant des demandes complémentaires adapté à votre évènement (avez-vous besoin d’une place de parking, à quels ateliers prévoyez-vous de participer, souhaitez-vous rester au cocktail…)
Le logiciel permet d’assurer une diffusion efficace de cette invitation. Afin de suivre la bonne diffusion de chaque invitation, puis la réaction de l’invité, Augure présente un tracking en temps réel des ouvertures et actions des mails. Cela permet de relancer les personnes n’ayant à priori pas vu l’invitation, celles s’étant arrêtés avant de finaliser l’inscription, etc.
Gestion des réponses et accueil des invités le Jour J
Afin de gérer au mieux les réponses et suivi des inscriptions, Augure a intégré différentes fonctionnalités dans son logiciel. Notre outil organise les réponses, offrant un suivi instantané, en temps réel de l’évolution des inscriptions. L’outil Augure peut également s’interfacer avec d’autres systèmes (ex : billetterie).
A partir des informations recueillies, Augure rend possible l’édition des badges et accréditations pour organiser l’accueil le Jour J de l’événement. Grâce à l’intégration d’un QR code, le logiciel Augure peut enregistrer automatiquement la présence d’un invité et prolonger son expérience de l’évènement par l’envoi d’un mail de remerciements, de photos, de vidéos…
Une organisation et un suivi budgétaire optimisés
La mise en place d’un événement implique généralement une organisation millimétrée ainsi que la coordination de nombreuses personnes, en interne comme en externe (prestataires).
La gestion efficace d’un retroplanning et d’une répartition des tâches harmonieuse est essentielle. C’est pourquoi Augure intervient concrètement en simplifiant cette coordination : suivi de l’avancée des diverses étapes, intégration des délais, rappels, attribution des tâches, suivi individuel et global…
La partie budgétaire est aussi un point complexe mais primordial. Grâce à son logiciel en temps réel, Augure permet de suivre les dépenses, d’intégrer des imprévus, d’être à jour dans les paiements… pour mieux organiser son budget, et surtout d’éviter de mauvaises surprises financières.
Une analyse évènementielle pertinente pour un bilan enrichissant
L’organisation de l’événement en amont et son bon déroulement le jour J sont bien sûr essentiels…mais savoir l’analyser et en présenter son bilan ne comptent pas moins !
Les indicateurs varieront fortement selon la nature de l’évènement et les objectifs visés, d’où la capacité d’Augure de faciliter une analyse personnalisée. Chaque bilan sera ainsi réalisé sur-mesure, à partir d’une sélection de critères au sein des données disponibles directement intégrées dans le logiciel.
L’objectif du bilan ne se limite pas à l’analyse de ce qui s’est déroulé mais réside aussi dans les améliorations possibles à apporter lors d’un autre événement, ou d’une prochaine édition de celui-ci.