Gérer les réponses aux invitations
Afin de gérer au mieux les réponses et suivi des inscriptions, Augure a intégré différentes fonctionnalités dans son logiciel.
Ainsi, notre outil organise les réponses, offrant un suivi instantané, en temps réel de l’évolution des inscriptions. Cette visibilité au fur et à mesure permet notamment de relancer les participants n’ayant pas encore répondu si besoin.
Selon la méthode choisie, Augure peut être actualisé au fur et à mesure à partir des réponses « simples » des invités par retour de mail mais il sera généralement plus efficace et facile d’utiliser la possibilité offerte par Augure d’intégrer directement un formulaire de réponses à l’invitation. Ainsi, le logiciel traite automatiquement toutes les réponses, qu’elles soient négatives, en attente ou positives.
L’outil Augure a également l’avantage de pouvoir s’interfacer facilement avec d’autres systèmes. Il sera souvent utile, par exemple, d’être directement relié au système de billetterie. Ainsi, l’invité a non seulement facilement accès à la billetterie dès la réception de l’invitation pour prendre sa place, mais cela est également indispensable pour avoir une visibilité globale du nombre d’inscriptions au fur et à mesure.
Un autre point est très important également dans le traitement des réponses aux invitations. Il est en effet fréquent de proposer une invitation pour 2 (ou plus) personnes. Afin de gérer efficacement les personnes présentes, dont l’édition de badges, il est nécessaire d’avoir connaissance de ces données pour intégrer les accompagnants aux inscrits.
Enfin, certains publics peuvent bénéficier d’un statut plus « spécifique », par exemple les journalistes ou encore des invités « VIP ». Ces invités premium requièrent des accréditations ou badges premiums qui doivent être pris en compte dès le recensement des réponses, d’autant plus s’ils nécessitent une prise en charge particulière spécifique (transport, restauration, hôtel, rencontre préalable…).
Edition des badges et accueil des invités
A partir des informations recueillies lors des réponses, Augure rend possible l’édition des badges pour organiser l’accueil le Jour J de l’événement.
Vous pouvez y choisir les informations qui y figurent. Cela englobe bien entendu les plus classiques (nom, prénom, société), souvent de manière apparente mais il est également possible d’intégrer d’autres types de renseignement.
Grâce à l’intégration d’un QR code, le logiciel Augure peut enregistrer automatiquement la présence de l’invité. Par conséquent, ce procédé permet par la suite de prolonger l’expérience par l’envoi d’un mail de remerciements aux présents, de photos, de vidéos prises pendant l’évènement, etc.
Ce QR Code peut également être très pratique afin d’identifier les contacts qui répondent systématiquement positivement aux invitations, mais ne viennent finalement pas. Vous pourrez ainsi mieux cibler les invités au prochain évènement.