Bien identifier son public
La première étape d’un événement est d’identifier la nature de celui-ci, sa raison d’être et à quel type de personnes il s’adresse. Il est tout d’abord indispensable de distinguer deux grandes catégories de publics : professionnel ou grand public.
Ensuite, au sein de ces 2 grandes familles de personnes, les profils d’invités peuvent être très variés. En effet, les évènements professionnels peuvent par exemple être des évènements uniquement internes à une société (soirée d’entreprise, convention…). Ils concernant alors uniquement des collaborateurs, voire une partie de ceux-ci (séminaire de direction). Il arrive que le public soit plus hybride : interne, mais pas seulement, à l’occasion d’une soirée professionnelle où sont aussi conviés des clients ou partenaires par exemple.
Enfin, iIs peuvent également concerner un public professionnel, externe et potentiellement beaucoup plus large : vernissage, conférence thématique, congrès, conférence de presse, salon professionnel…
Les événements grand public, quant à eux, revêtent également une grande diversité, ne serait-ce qu’au regard de leur nature, leur ampleur et leur fréquentation. L’approche sera totalement différente s’il s’agit par exemple d’un évènement sportif, d’un salon grand public, d’un festival, d’une exposition, d’un rassemblement festif, d’une inauguration, etc.
De plus, les publics divergent fortement selon qu’ils sont composés essentiellement de jeunes adultes, de personnes âgées, de familles, de célibataires, d’étudiants, d’enfants… Les méthodes d’approche pourront aussi être fort dissemblables selon le thème de l’évènement et le style de personnes attendues : artistes, sportifs, fêtards, gamers, mamans, geeks, agriculteurs…
Vous connaissez votre événement ? Vous connaissez le public ciblé ? Il ne vous reste alors qu’à créer votre liste d’invités grâce à l’approche CRM sur-mesure d’Augure.
Créer ou importer sa liste de contacts
La première étape d’un événement, coté invitation, est d’identifier les personnes à convier. Pour ce faire, diverses options s’offrent à vous : vous avez déjà votre propre liste de contacts, vous achetez une liste de contacts selon divers critères, vous avez des contacts identifiés mais disséminés…
Dans l’outil Augure, vous pouvez constituer simplement votre liste d’invités. Vous créez les contacts que vous avez identifiés, en entrant leurs coordonnées, ce qui génère au fur et à mesure votre base de données contacts.
Si vous possédez déjà une liste de contacts (créée préalablement par vous-même ou louée/achetée), c’est encore plus simple. Il vous suffit de l’importer dans notre logiciel !
Il est bien entendu possible de mixer les différentes méthodes, par exemple d’importer une liste initiale puis de l’enrichir au fil du temps de nouvelles personnes.
L’approche « collaborative » d’un événement a été prise en compte par Augure et est facilitée par son logiciel à chacune des étapes, à commencer par l’intégration des contacts. En effet, un même événement regroupe bien souvent plusieurs personnes, départements (ex : l’équipe PR, l’équipe commerciale, l’équipe de direction) ou tout du moins plusieurs sources d’invitations. Aussi, Augure permet d’importer plusieurs listes de contacts ; le logiciel dédoublonne alors automatiquement les contacts mais chacun peut toujours savoir si les invités proviennent de telle ou telle équipe.
A partir de cette base de données de vos contacts, il vous suffit alors de sélectionner les invités qui vous intéressent pour un évènement spécifique selon les critères que vous aurez vous-même déterminés.
Selon le public visé, vous pourrez par exemple choisir de retenir comme indicateur une tranche d’âge, une profession, une zone géographique, une situation de famille, etc.