Equipe et prestataires : faciliter une organisation collaborative
Mener l’organisation d’un événement revient à être le chef d’orchestre d’un ensemble aussi complexe que passionnant.
La mise en place d’un événement implique généralement une organisation millimétrée ainsi que la coordination de nombreuses personnes. En effet, il est tout d’abord assez rare qu’une seule personne s’occupe d’un événement, seule. Même si l’événement avance sous l’impulsion d’un chef de projet ou directeur de l’événement, cette œuvre est souvent issue d’un travail d’équipe.
La gestion efficace d’un retroplanning respecté et d’une répartition des tâches harmonieuse est essentielle dans un événement.
Augure intervient concrètement ici, permettant de simplifier toute cette coordination. Grâce à notre logiciel, il est très facile de suivre l’avancée des diverses étapes, intégrer des délais, des rappels, répartir l’attribution des tâches entre les personnes, effectuer un suivi de ce dispatche … Chaque membre de l’équipe peut ainsi avoir accès au suivi des taches de sa propre partie mais également bénéficier d’une vision plus globale de l’avancée de l’événement, pour y contribuer au mieux.
Il faut non seulement progresser dans les étapes successives d’un événement, mais également en parallèle sur plusieurs sujets transversaux qui doivent être menés de front, sans pouvoir prendre de retard sur l’un ou sur l’autre.
Calibrer cette organisation précisément et ce, idéalement, le plus en amont possible permet d’avancer sereinement dans les divers aspects de l’événement et d’éviter de nombreux risques d’erreurs.
Augure offre ainsi une gestion plus fluide et rassurante dans la préparation et dans le suivi, étape par étape, par des outils collaboratifs simples et efficaces.
Cette organisation préétablie peut bien entendu être ajustée au fur et à mesure, l’événementiel étant, par essence basée sur une grande adaptabilité au regard d’imprévus plus ou moins prévisibles. Cependant, lorsque le plus de complications potentielles sont envisagées préalablement, au regard de risques inhérents à l’événementiel en général ou à l’événement proprement dit (lieu, intervenants, prestataires, date, profil d’invités, membres de son équipe, etc.), cela épargne bien souvent d’inutiles frayeurs et sources de stress supplémentaires.
De plus, il faut avoir conscience qu’un événement se gère rarement uniquement en interne. Cela implique presque toujours des prestataires, parfois très nombreux. Lieu, traiteur, animation, musique, hôtes/hôtesses, lumière, décoration, transport, production audiovisuelle, voyagiste, hébergement, design, sécurité, mobilier, technique, etc.
Une coordination efficace de ceux-ci est au cœur de la réussite événementielle. Comme évoqué ci-dessus, l’outil Augure permet ainsi de les intégrer pleinement dans la gestion de l’événement. On peut voir quel partenaire est choisi pour quelle prestation, ses coordonnées, à quel stade en est l’échange selon ce qu’il nous doit et ce qu’on doit lui fournir (recommandation, signature de contrat, sélection détails prestations, tests, castings, livraison…), dans quel délai (avec rappels si besoin), y compris vis-à-vis des finances.
Un suivi budgétaire au fur et à mesure, sans mauvaise surprise
La partie budgétaire est aussi un point complexe mais primordial dans tout événement.
Le respect du budget, ou tout du moins son suivi est délicat bien qu’important. Il est souvent difficile, voire impossible de déterminer un budget précis dès le début de l’événement. En revanche, il est fréquent d’avoir une enveloppe budgétaire allouée dans laquelle il faut ajuster au mieux pour ne pas en sortir.
Les aspects financiers seront ainsi indispensables à prendre en compte dans le choix des divers prestataires/prestations bien entendu, mais au-delà du choix initial, il faudra réussir à s’y tenir à peu près. Or, un événement varie et d’ajuste souvent au fur et à mesure, d’autant plus en raison des certains choix ne pouvant se déterminer qu’au dernier moment ou presque, qui sont alors budgétés dans les prévisions, mais dont l’utilisation est incertaine. Le nombre final et exact de personnes présentes, par exemple, demeure toujours une prévision mais non une certitude, c’est pourquoi il faut savoir allier une véritable rigueur mais liée à une certaine souplesse, bien obligatoire.
Par ailleurs, au-delà du montant à payer, les modalités peuvent aussi diverger fortement. Ainsi, les prestataires pourront fonctionner différemment en termes d’avances de frais, de paiement en plusieurs temps, de délais variés pour le solde… il faut pourtant réussir à tout suivre, quel que soit le cas de figure.
Afin de ne pas se laisser déborder par certaines dépenses, pouvoir anticiper certains aléas, respecter les modalités et délais de paiement, avoir un outil qui coordonne tout est quasi indispensable. Save
C’est pourquoi Augure propose au sein de son logiciel ce suivi très fin du budget et surtout, en temps réel.
Il permet d’avoir une vision d’ensemble des données budgétaires, de l’avancement des dépenses au regard de chaque poste budgétaire, de l’enveloppe globale prévue, des factures déjà réglées vs. ce qu’il reste à payer, des échéances de paiement, etc.
Avoir un tel logiciel permet de mieux organiser les dépenses, et surtout d’éviter de mauvaises surprises financières, préjudiciables à l’événement et à son organisateur.